Sistema operativo

ViveBarcelona

DIARIO

Marco de delegación de decisiones

Quién decide qué, hasta dónde

ViveBarcelona

Basado en el protocolo operativo interno. Cada área define su objetivo, qué resuelve sin consultar (nivel 3), qué gestiona pudiendo escalar si hay bloqueo (nivel 2) y qué sube de inmediato a dirección (nivel 1). La pestaña de reunión mensual conecta esos KPIs con la reunión de mejora continua del protocolo (sección 8.3).

acceso total — Alejandro, Juan, Estefanía acceso operativo — interno, sin decisiones estratégicas acceso guiado — externos, solo dentro de guión pestaña en color — externos confirmados en esta área

sin cambios guardados

Reunión mensual de mejora

No busca culpables, busca mejoras de proceso concretas y medibles. 2-3 indicadores, un problema que se repite, su causa raíz, y una decisión con responsable y fecha de revisión.

KPI maestro · incidencias repetidas por apartamento

KPIs por área (vista rápida)

Histórico de reuniones

Registro de jornada y tarifas

Quién trabajó, cuándo, y qué hizo

Sustituye el Excel de jornadas trabajadas y el formulario de cierre. Cada turno se registra con su checklist real (Guest Experience, Calidad, Mantenimiento, cierre de jornada) y su importe, calculado a partir de las tarifas configuradas en la pestaña Tarifas.

cargando…

soporte a guest experience
soporte a calidad (limpieza)
soporte a mantenimiento
cierre de jornada
Importe: 0€
FechaColaboradorTipoHorarioTareasIncidentesImporte
totales por colaborador (mes filtrado o todo)
ColaboradorTurnosTotal €

Edita aquí las tarifas. Los cambios se aplican de inmediato al calcular el importe de nuevos turnos — los turnos ya guardados no se recalculan solos.

Cada tipo de turno tiene tres columnas de importe: presencial, flexible (solo urgencias) y flexible (mensajes Airbnb + lo necesario). Autónomo y empleado se editan por separado en cada una. En Guardia noche y Llamada las tres columnas coinciden — ya son, por naturaleza, trabajo reactivo, así que la modalidad flexible no les añade ni quita nada.

Nota sobre el combo día finde + noche empleado (250€): no coincide con la suma de sus partes (200 + 40 = 240€), y se mantiene así a propósito — hay una razón de fondo pendiente de documentar aquí cuando se retome.

Centro de mando

Selecciona un panel

Los tres paneles operativos, con acceso directo al dashboard y a la hoja que lo alimenta.

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DIARIO de incidencias

Incidencias en curso y pendientes, KPIs, tendencias semanales por categoría y panel de incidencias antiguas.

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Mantenimiento

Estado del mantenimiento, revisiones preventivas y correctivas, actuaciones en curso.

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ViveMind

Excels operativos y dashboards centralizados del equipo.

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Cobertura y transición

De 85h/semana a 25h/semana

Modelo objetivo: Ale L-V 09h-14h. Documento vivo — cada decisión que se tome se actualiza aquí, punto por punto.

Carga de Ale: antes vs. después

Cobertura tel. semanal
~85 h/sem (noches M/X/V + finde + tardes 18-22h)
25 h/sem (solo 09-14h L-V)
Fines de semana libres / mes
0
4 (todos)
Noches con teléfono
5/sem (M/X/V + sáb + dom)
0 (solo emergencias reales)
Tiempo estratégico protegido
Reactivo, robado por urgencias
2-3 h/sem garantizadas

Cobertura del teléfono — situación actual

actual — lo que hay hoy
Lun
Mar
Mié
Jue
Vie
Sáb
Dom
09-14h
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Ale
Ale
14-18h
Juan
Juan
Juan
Juan
Juan
Ale
Ale
18-22h
Ale
Ale
Ale
Ale
Ale
Ale
Ale
22-08h
guardia
Juanguardia
Ale
Ale
Juanguardia
Ale
Ale
Ale
Ale Fani (mañana) Juan (tarde + guardia L y J)
Dónde aprieta hoy: Ale lleva las tardes L-V, las noches M/X/V, y los fines de semana completos. Total: ~85h de cobertura telefónica semanal. Insostenible.

Cobertura del teléfono — modelo objetivo

objetivo — Ale 09-14h L-V, sin tardes ni fines de semana
Lun
Mar
Mié
Jue
Vie
Sáb
Dom
09-14h
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
Fani+ Ale trabaja
❓ por cubrir
❓ por cubrir
14-18h
Juan
Juan
Juan
Juan
Juan
❓ por cubrir
❓ por cubrir
18-22h
❓ por cubrir
❓ por cubrir
❓ por cubrir
❓ por cubrir
❓ por cubrir
❓ por cubrir
❓ por cubrir
22-08h
guardia
Juanya cubre
❓ por cubrir
❓ por cubrir
Juanya cubre
❓ por cubrir
❓ por cubrir
❓ por cubrir
Ale (solo 09-14h L-V) Fani Juan Por cubrir (externo / Fani guardia / Sara)
Ya cubierto: tardes L-V (Juan), noches lunes y jueves (Juan guardia). Reduce bastante lo que queda por resolver.

Áreas a cubrir (las "huérfanas")

FranjaSolución propuestaCoste estimadoEstado
Tardes L-V (18-22h)
5 días × 4h = 20h/sem		Servicio externo de answering. Filtra check-in; solo escala emergencia real.50-100 €/mespendiente
Noches M/X/V (22-08h)
3 noches × 10h = 30h/sem		Mismo servicio externo 22-08h. Resuelve con guion lo más frecuente.50-150 €/mespendiente
Sábado y domingo (24h)Modelo mixto: servicio externo de fondo + Fani 1 finde/mes + Ale solo emergencia real.Servicio + ~150-250€/mes Fanipendiente
Lunes noche (22-08h)Juan ya cubre como guardia. Mantener.0 €cubierto
Jueves noche (22-08h)Juan ya cubre como guardia. Mantener.0 €cubierto
FestivosServicio externo + rotación Fani/Juan según calendario anual.Incluido en answeringpendiente

Matriz de decisión empoderada

Para que Juan y Fani resuelvan sin esperarte. Tú decides solo en casos críticos o estratégicos.

Tipo de decisiónDecide JuanDecide FaniEscala a Ale
ReembolsosHasta 150 €Hasta 150 €>150€ o disputa
Autorizar dejar maletas antes de 12hSíSíSolo si hay conflicto
Rechazar consulta de temporada (criterios claros)SíSíCasos dudosos / límite
Aceptar consulta de temporadaNoNoSiempre Ale
Cancelar reserva por mala dinámicaNoNoSiempre Ale
Cambiar fechas de una reserva (sin coste extra)SíSíSi afecta facturación
Coordinar mantenimiento urgenteSíSíSi supera presupuesto X
Mediación con AirbnbCasos básicosNoDisputas formales
Ajuste de precio puntual (Revenue)NoNoSiempre Ale

Emergencias que sí justifican llamar a Ale (24/7)

Solo estos 4 casos justifican una llamada fuera de horario. El resto: WhatsApp / DIARIO, y se ve al día siguiente.
  1. Habitabilidad afectada: sin agua, sin luz, sin acceso por avería real (no por no entender Akiles).
  2. Robo / intrusión / amenaza: incidente de seguridad en el apartamento o el huésped.
  3. Accidente con lesiones: caída, urgencia médica, daño personal.
  4. Mediación urgente Airbnb / policía: denuncia formal, contacto de Airbnb que requiere respuesta inmediata.

Cualquier otra cosa (wifi, llaves perdidas con segundo juego, quejas sin tema real...) → servicio externo o WhatsApp con respuesta al día siguiente.

Plan de transición

Fase 0 · Preparación
Semana 1
  • Hablar con Fani: ¿asume 1 fin de semana/mes con compensación?
  • Pedir presupuestos a 2-3 servicios de answering 24/7.
  • Definir importe matriz de decisión (sugerencia: 150€).
  • Definir las 4 emergencias que sí escalan.
Fase 1 · Piloto
Semanas 2-3
  • Contratar servicio externo en periodo prueba.
  • Probar matriz: Juan y Fani deciden los casos definidos.
  • Ale sigue cubriendo, pero observa qué llega.
  • Reunión semanal: ¿qué falla?
Fase 2 · Cambio formal
Semana 4
  • Ale pasa a horario 09-14h L-V.
  • Fani arranca rotación 1 finde/mes.
  • Servicio externo filtra todo lo demás.
  • Redacción definitiva en el protocolo operativo.
Fase 3 · Consolidación
Mes 2-3
  • Ajustes finos según experiencia real.
  • Ale recupera tiempo estratégico (Revenue, Reporting).
  • Revisión trimestral: ¿funciona? ¿qué cambiar?

Decisiones pendientes para cerrar el plan

Fuente histórica: Registro check list operativo COLABORADORES.xlsx. Periodo: dic 2025 – jul 2026 (parcial). A partir de ahora, los turnos nuevos se registran en la pestaña "Jornada y tarifas" — esta tabla queda como línea base histórica.

Total pagado extra
9.420 €
8 meses
Sara Crisciotti
8.170 €
86,7% del total — cubriendo L-V 9-14h
Juan
750 €
3 días finde con teléfono (enero)
Fani
500 €
2 días finde con teléfono (febrero)
Sara ya está cubriendo la franja objetivo (L-V 09-14h a 120€/día). La delegación de la mañana laborable ya está funcionando. Falta consolidar los findes y noches.

Coste €/mes apilado por persona

Sara Juan Fani

Detalle mensual

MesSaraJuanFaniTotalNotas
Diciembre 2025610€0€0€610€Arranque parcial
Enero 20261.390€750€0€2.140€Juan cubre 3 findes con teléfono
Febrero 20261.080€0€500€1.580€Fani cubre 2 findes con teléfono
Marzo 2026480€0€0€480€Solo 4 laborables Sara (mes bajo)
Abril 20261.680€0€0€1.680€14 laborables Sara — pico
Mayo 20261.610€0€0€1.610€1 finde + 2 días largos
Junio 20261.080€0€0€1.080€9 laborables Sara
Julio 2026 (parcial)240€0€0€240€2 laborables hasta la fecha
TOTAL8.170€750€500€9.420€

Avance hacia el objetivo